Politika zaštite osobnih podataka

Društvo Talaria cijeni i štiti Vašu privatnost.
Politika zaštite osobnih podataka društva Talaria uređuje obradu osobnih podataka tijekom posredovanja u prometu nekretnina, od predstavljanja nekretnine i razgleda do sklapanja i izvršenja ugovora, te u povezanim poslovnim odnosima. Namijenjena je nalogodavcima, kupcima, prodavateljima, najmodavcima, najmoprimcima, zakupodavcima, zakupnicima, poslovnim partnerima i kandidatima za zapošljavanje.

Temelji se na Uredbi (EU) 2016/679 (Općoj uredbi o zaštiti podataka, GDPR - General Data Protection Regulation), osobito pravilima o načelima obrade, pravnim osnovama, informiranju, pravima ispitanika i sigurnosti, te Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Za obradu vezanu uz posredovanje i evidencije primjenjuje se Zakon o posredovanju u prometu nekretnina; za identifikaciju stranaka i pripadajuću dokumentaciju Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma; za račune i poslovne knjige Zakon o računovodstvu i primjenjivi porezni propisi. Za zaštitu ugovornih prava i potraživanja relevantan je i Zakon o obveznim odnosima.

Poglavlja 3 do 9 opisuju podatke i postupke u poslovanju, a poglavlje 11 rokove čuvanja po vrsti dokumentacije. Odredbe o voditelju obrade (1), načelima i sigurnosti (2), zajedničkim primateljima (8), međunarodnim prijenosima (10), općim pravilima čuvanja (11), pravima (12), zahtjevima (13) te izmjenama i dostupnosti (14) vrijede i za obrade opisane u dokumentu Politika privatnosti. Taj zasebni dokument sadrži samo posebnosti web obrade, početnih upita, newslettera, kolačića i društvenih mreža.

1. Voditelj obrade i kontakt

Voditelj obrade je Talaria d.o.o. za poslovanje nekretninama, sa sjedištem na adresi Pantovčak 9, 10000 Zagreb, OIB 24450125292 (u daljnjem tekstu Talaria, Posrednik ili mi).

Za pitanja o zaštiti osobnih podataka i ostvarivanje svojih prava možete nam se obratiti e-poštom na info@talaria.hr ili pisanim putem na adresu Pantovčak 9, 10000 Zagreb. Kontakt telefon je +385 91 502 1718, a mrežna stranica www.talaria.hr.

2. Načela obrade i sigurnost osobnih podataka

Vaše podatke obrađujemo zakonito, pošteno i transparentno, za određene i opravdane svrhe te samo u opsegu koji je nužan za ostvarivanje tih svrha. Vodimo računa o točnosti i ažurnosti podataka, ograničenju njihova čuvanja te njihovoj cjelovitosti i povjerljivosti.

Poduzimamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite od neovlaštenog pristupa, gubitka, zlouporabe, izmjene, uništenja i neovlaštenog otkrivanja. To uključuje upravljanje logičkim i fizičkim pristupom informacijskim sustavima i dokumentaciji te ograničavanje pristupa na ovlaštene osobe kojima su podaci potrebni radi obavljanja poslova i ispunjenja ugovornih ili zakonskih obveza.

U zaštitu podataka uključujemo odgovorne osobe i, prema potrebi, stručne suradnike. Zaposlenike i druge ovlaštene osobe upoznajemo s obvezama povjerljivosti, informacijskom sigurnošću i pravilima zaštite podataka te ih primjereno educiramo. S pružateljima poslovne podrške koji obrađuju podatke u naše ime ugovaramo odgovarajuće obveze i mjere zaštite.

3. Koje osobne podatke prikupljamo

Opseg podataka ovisi o vrsti poslovnog odnosa, traženoj usluzi i primjenjivim zakonskim obvezama. Možemo prikupljati i obrađivati:

ime i prezime, adresu prebivališta ili boravišta i OIB;
broj telefona, adresu e-pošte i druge kontaktne podatke;
podatke iz osobne iskaznice ili druge identifikacijske isprave kada je to potrebno radi ispunjenja zakonskih obveza;
podatke o nekretnini i povezanoj dokumentaciji te podatke vezane uz kupnju, prodaju, najam ili zakup;
podatke o predstavljenim nekretninama, razgledima i osobama uključenima u promet nekretnina;
podatke iz poslovne komunikacije putem e-pošte, SMS-a, WhatsAppa, telefona i drugih komunikacijskih kanala;
podatke potrebne za pripremu, sklapanje i izvršenje ugovora o posredovanju te izradu ili koordinaciju pravne dokumentacije;
podatke potrebne za ispunjenje obveza prema propisima o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma;
podatke kandidata za zapošljavanje sadržane u prijavi, životopisu i komunikaciji tijekom odabira;
druge osobne podatke koje nam sami dostavite u vezi s posredovanjem ili drugim poslovnim odnosom.

Podatke o nekretnini smatramo osobnim podacima kada se odnose na fizičku osobu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi. Ne tražimo podatke koji nisu potrebni za konkretnu svrhu obrade.

4. Izvori osobnih podataka

Podatke ponajprije prikupljamo izravno od vas tijekom predstavljanja nekretnina, komunikacije, razgleda, sklapanja ugovora i poslovnog odnosa. Početni upiti poslani putem weba opisani su u Pravilima privatnosti; kada prijeđu u postupak posredovanja, primjenjuje se ova Politika.

Kada je to nužno i postoji odgovarajuća pravna osnova, podatke možemo prikupiti i iz javno dostupnih izvora, primjerice Sudskog registra, zemljišnih knjiga, katastra i evidencija FINA-e, ili od ugovornih partnera, druge ugovorne strane, vaših ovlaštenih predstavnika i drugih trećih osoba koje nam ih smiju dostaviti.

Ako podatke nismo prikupili izravno od vas, pružit ćemo vam propisane informacije o obradi, uključujući kategorije podataka i njihov izvor, u rokovima iz članka 14. GDPR-a, osim kada se primjenjuje zakonska iznimka.

5. Svrhe obrade osobnih podataka

Vaše osobne podatke obrađujemo, ovisno o konkretnom poslovnom odnosu, radi:

pripreme, sklapanja i izvršenja ugovora o posredovanju te postupanja na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora;
identifikacije nalogodavca, kupca, prodavatelja, najmodavca, najmoprimca, zakupodavca, zakupnika ili druge osobe uključene u promet nekretnina;
slanja i predstavljanja nekretnina, dogovora i organizacije razgleda te vođenja evidencije predstavljenih nekretnina i razgleda;
komunikacije o kupnji, prodaji, najmu ili zakupu te pregovaranja i posredovanja između ugovornih strana;
izrade ili koordinacije izrade predugovora, kupoprodajnih ugovora, ugovora o najmu ili zakupu, tabularnih isprava, primopredajnih zapisnika i druge dokumentacije;
koordinacije pratećih radnji povezanih s pravnim poslom, uključujući prijenos režijskih priključaka, kada je to dio dogovorene usluge;
ispunjenja zakonskih obveza iz propisa o posredovanju u prometu nekretnina, sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, računovodstvu i porezima;
dokazivanja izvršenog posredovanja, poslovne komunikacije i predstavljanja nekretnine, zaštite od zaobilaženja Posrednika te naplate posredničke naknade i drugih potraživanja;
postavljanja, ostvarivanja i obrane pravnih zahtjeva, vođenja sudskih i drugih postupaka i pripadajućih evidencija;
sprječavanja i otkrivanja prijevara i drugih protupravnih postupanja te zaštite osoba i imovine, u dopuštenom i nužnom opsegu;
razvoja, pružanja i poboljšanja usluga i komunikacije s korisnicima, internih provjera, revizije, analize i istraživanja, uz primjenu odgovarajuće pravne osnove;
arhiviranja poslovne dokumentacije u primjenjivim rokovima;
odgovaranja na vaše upite, komentare i zahtjeve za ostvarivanje prava;
provedbe postupka odabira kandidata za zapošljavanje i, uz zasebnu privolu, čuvanja prijave za buduće natječaje;

Podatke prikupljene isključivo radi provedbe propisa o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma ne koristimo za komercijalne svrhe. Prije eventualne obrade u novu svrhu pružit ćemo vam informacije o toj svrsi i pravnoj osnovi te druge relevantne informacije, a kada je potrebna privola, zatražiti novu privolu.

6. Pravne osnove obrade

· Izvršenje ugovora i predugovorne radnje - podatke obrađujemo kada je to nužno za izvršenje ugovora u kojem ste stranka ili za poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora, sukladno članku 6. stavku 1. točki (b) GDPR-a.

· Ispunjenje zakonskih obveza - podatke obrađujemo radi ispunjenja obveza koje nam nalažu primjenjivi propisi, osobito propisi o posredovanju u prometu nekretnina, sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, računovodstvu i porezima, sukladno članku 6. stavku 1. točki (c) GDPR-a.

· Legitimni interesi - na temelju članka 6. stavka 1. točke (f) GDPR-a podatke obrađujemo kada je to nužno za naše legitimne interese ili legitimne interese treće osobe, a vaši interesi, prava i slobode ne prevladavaju. Ti interesi uključuju dokazivanje posredovanja i komunikacije, zaštitu od zaobilaženja Posrednika, naplatu potraživanja, zaštitu prava u slučaju spora, sprječavanje prijevara, zaštitu osoba i imovine, odgovor na upite te opravdano poboljšanje usluga. Prije takve obrade procjenjujemo njezinu nužnost i odnos naših interesa prema vašim pravima.

· Privola - kada je potrebna, obradu provodimo na temelju vaše dobrovoljne, posebne, informirane i nedvosmislene privole, sukladno članku 6. stavku 1. točki (a) GDPR-a. Privola se odnosi na jasno opisanu svrhu ili zasebno navedene svrhe. Možete je odbiti ili povući u svakom trenutku bez nepovoljnih posljedica za usluge koje ne ovise o toj privoli. Povlačenje ne utječe na zakonitost ranije obrade.

7. Davanje podataka i posljedice njihova uskraćivanja

Niste obvezni dostaviti podatke koji nisu nužni za traženu uslugu ili ispunjenje zakonske obveze. Određeni podaci, međutim, predstavljaju zakonski ili ugovorni zahtjev odnosno uvjet potreban za sklapanje ili izvršenje ugovora.

Ako ne dostavite nužne podatke, možda nećemo moći pružiti traženu uslugu, identificirati nalogodavca, sklopiti ili izvršiti ugovor, poslati točnu lokaciju nekretnine, organizirati razgled, pripremiti dokumentaciju, sastaviti ugovor ili obaviti drugu traženu radnju vezanu za posredovanje. Kada je identifikacija propisana zakonom, bez nje ne možemo pružiti uslugu za koju je obvezna.

8. Primatelji osobnih podataka

Ne prodajemo osobne podatke i ne činimo ih dostupnima neovlaštenim osobama. Dostavljamo ih samo kada je to potrebno i opravdano, u nužnom opsegu i na odgovarajućoj pravnoj osnovi, sljedećim kategorijama primatelja:

drugoj ugovornoj strani i njezinim ovlaštenim predstavnicima radi pregovora, sklapanja ili izvršenja pravnog posla;
odvjetnicima, javnim bilježnicima, sudskim tumačima, procjeniteljima i drugim stručnim osobama uključenima u pravni posao;
bankama i kreditnim institucijama kada je to potrebno u vezi s konkretnim poslom;
knjigovodstvenim i administrativnim servisima te pružateljima IT, hosting, e-mail i komunikacijskih usluga;
pružateljima usluga povezanih s izvršenjem ugovora i nadležnim službama za prijenos režijskih priključaka;
Poreznoj upravi, MUP-u, Uredu za sprječavanje pranja novca i drugim nadležnim državnim ili javnopravnim tijelima, kada za to postoji zakonska osnova;
sudovima, državnom odvjetništvu i drugim tijelima u sudskim ili jednakovrijednim pravnim postupcima;
zemljišnoknjižnim odjelima, katastru i drugim službenim evidencijama, kada to zahtijeva konkretan postupak.

Za dostavu koju zakon nalaže ili koja se temelji na drugoj valjanoj pravnoj osnovi nije nužna zasebna privola. Kada se dostava može temeljiti samo na privoli, prethodno ćemo je zatražiti. Pružatelji koji podatke obrađuju u naše ime djeluju kao izvršitelji obrade prema ugovorenim uputama i mjerama zaštite. Pojedini primatelji, primjerice nadležna tijela, javni bilježnici ili banke, mogu djelovati kao samostalni voditelji obrade.

9. Komunikacija putem telefona, aplikacija i e-pošte

S vama možemo komunicirati telefonom, e-poštom, SMS-om, WhatsAppom i drugim aplikacijama za dopisivanje. Komunikacija može obuhvatiti slanje ugovora i pripadajuće dokumentacije, potvrde primitka i očitovanja o prihvatu ugovora, slanje osnovnih podataka o nekretninama, evidenciju predstavljenih nekretnina, dogovor razgleda i druge operativne radnje povezane s kupnjom, prodajom, najmom ili zakupom.

Poslovnu komunikaciju možemo čuvati kao dokaz poduzetih radnji i radi zaštite pravnih interesa, u rokovima opisanima u ovoj Politici. Sama uporaba određenog komunikacijskog kanala ne predstavlja privolu za marketing.

Pružatelji aplikacija trećih strana obrađuju određene podatke prema vlastitim uvjetima korištenja i pravilima privatnosti. Preporučujemo da se upoznate s tim pravilima. Za dostavu dokumentacije možete nam se obratiti i putem e-pošte ili poštom.

10. Prijenos podataka izvan Europskog gospodarskog prostora

Pri korištenju pojedinih digitalnih usluga osobni podaci mogu se prenositi izvan Europskog gospodarskog prostora. Takvi se prijenosi provode uz zaštitu propisanu GDPR-om. Informacije o primateljima, primijenjenom mehanizmu zaštite i načinu dobivanja preslike zaštitnih mjera možete zatražiti na info@talaria.hr. Ovo pravilo odnosi se i na digitalne usluge opisane u Politici privatnosti.

11. Rokovi čuvanja osobnih podataka

Podatke čuvamo samo dok su potrebni za svrhu obrade, ispunjenje zakonske obveze ili opravdanu zaštitu pravnih zahtjeva. Rok određujemo prema vrsti dokumentacije, pravnoj osnovi, zakonskim rokovima i okolnostima konkretnog odnosa.

· Dokumentacija prema propisima o sprječavanju pranja novca - podatke, informacije i dokumentaciju obuhvaćenu tim propisima čuvamo 10 godina od prestanka poslovnog odnosa odnosno izvršenja transakcije ili drugog zakonom određenog početnog događaja.

· Knjigovodstvene isprave i poslovne knjige - račune, relevantne knjigovodstvene isprave i poslovne knjige čuvamo najmanje 11 godina, uz računanje početka roka prema računovodstvenim propisima. Za pojedine vrste dokumentacije primjenjuje se dulji ili trajni rok ako ga zakon propisuje.

· Ugovori o posredovanju i prateća dokumentacija - ugovore, potvrde o razgledavanju, evidenciju predstavljenih nekretnina i relevantnu poslovnu komunikaciju čuvamo u pravilu 5 godina od prestanka ugovornog odnosa radi zaštite pravnih zahtjeva, uz procjenu nužnosti. Ako ista dokumentacija podliježe zakonskom roku od 10 godina, primjenjuje se taj rok. U slučaju spora ili drugih opravdanih pravnih zahtjeva nužne podatke možemo čuvati dulje, do pravomoćnog okončanja postupka i isteka primjenjivih rokova za ostvarenje prava. Sama posljednja komunikacija ne produljuje automatski čuvanje svih podataka na 10 godina.

· Podaci obrađeni na temelju privole - podatke čuvamo do povlačenja privole ili ranijeg prestanka svrhe za koju je dana, odnosno isteka posebno navedenog roka. Povlačenjem prestaje obrada za tu svrhu. Nužne podatke o danoj ili povučenoj privoli možemo zadržati radi dokazivanja usklađenosti ili pravnih zahtjeva ako za to postoji zasebna pravna osnova.

· Kandidati za zapošljavanje - podatke iz prijave čuvamo do završetka postupka odabira, a za buduće natječaje, uz zasebnu privolu kandidata, najdulje godinu dana. Dulje čuvanje pojedinih podataka moguće je samo na zasebnoj pravnoj osnovi, primjerice radi konkretnog pravnog zahtjeva.

Po isteku opravdanog ili propisanog roka podatke brišemo ili nepovratno anonimiziramo, a dokumentaciju sigurno uništavamo. Ako je daljnje čuvanje još potrebno na valjanoj osnovi, dokumentaciju arhiviramo uz ograničen pristup i daljnju obradu. Arhiviranje samo po sebi ne opravdava neograničeno čuvanje.

12. Vaša prava - prava ispitanika

Pod uvjetima propisanim GDPR-om i drugim primjenjivim propisima možete ostvariti sljedeća prava obraćanjem Posredniku putem e-pošte info@talaria.hr :

· Pravo na pristup - možete zatražiti potvrdu obrađujemo li vaše podatke, pristup i presliku podataka te informacije o svrsi, kategorijama podataka, primateljima, rokovima čuvanja i drugim relevantnim okolnostima obrade.

· Pravo na ispravak - možete zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih osobnih podataka, bez nepotrebnog odgađanja.

· Pravo na brisanje - možete zatražiti brisanje kada podaci više nisu potrebni, povučete privolu i ne postoji druga osnova, prigovorite obradi i ne postoje prevladavajući razlozi za nastavak, prigovorite izravnom marketingu ili su podaci nezakonito obrađeni odnosno moraju biti izbrisani radi zakonske obveze. Ovo pravo nije apsolutno; iznimke uključuju poštovanje zakonskih obveza, ostvarivanje slobode izražavanja i informiranja te postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.

· Pravo na ograničenje obrade - možete tražiti ograničenje, primjerice dok provjeravamo osporenu točnost podataka, ako je obrada nezakonita a protivite se brisanju, ako su vam podaci potrebni za pravni zahtjev iako nama više nisu potrebni ili dok se odlučuje o vašem prigovoru.

· Pravo na prigovor - zbog svoje posebne situacije možete prigovoriti obradi temeljenoj na legitimnom interesu. Tada prestajemo s obradom, osim ako dokažemo uvjerljive legitimne razloge koji nadilaze vaše interese, prava i slobode ili je obrada potrebna za pravne zahtjeve. Na izravni marketing možete prigovoriti u svakom trenutku, nakon čega vaše podatke više ne obrađujemo u tu svrhu.

· Pravo na prenosivost - kada se obrada temelji na privoli ili ugovoru i provodi automatiziranim putem, možete zatražiti podatke koje ste nam pružili u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom obliku te ih prenijeti drugom voditelju. Izravan prijenos između voditelja možete tražiti kada je tehnički izvediv.

· Pravo na povlačenje privole - privolu možete povući u svakom trenutku slanjem zahtjeva na info@talaria.hr, putem odjave iz marketinške obavijesti ili odgovarajućih postavki, ovisno o svrsi. Povlačenje ne utječe na zakonitost ranije obrade niti na obradu koju smo dužni ili ovlašteni nastaviti na drugoj pravnoj osnovi.

· Pravo na pritužbu nadzornom tijelu - ako smatrate da obrada nije u skladu s propisima, možete podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, e-pošta azop@azop.hr, mrežna stranica www.azop.hr.

13. Podnošenje zahtjeva i postupanje po zahtjevima

Zahtjev za ostvarivanje prava uputite na info@talaria.hr ili na adresu Talaria d.o.o., Pantovčak 9, 10000 Zagreb. Navedite koje pravo želite ostvariti i podatke potrebne da utvrdimo na koju se obradu zahtjev odnosi. Ako postoji opravdana sumnja u identitet podnositelja, možemo zatražiti dodatne informacije nužne za njegovu potvrdu.

Na zahtjev odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja. Zbog složenosti ili broja zahtjeva rok se može produljiti za dodatna dva mjeseca; o produljenju i razlozima obavijestit ćemo vas u prvom mjesecu. Ako ne postupimo po zahtjevu, obavijestit ćemo vas o razlozima i mogućnostima zaštite vaših prava.

Ostvarivanje prava u pravilu je besplatno. Za očito neutemeljene ili pretjerane zahtjeve, osobito zbog učestalog ponavljanja, postupamo prema uvjetima iz GDPR-a.

Podnošenje zahtjeva ili prigovora samo po sebi ne uzrokuje nepovoljne posljedice za vaš poslovni odnos s nama. Međutim, podatke koje smo zakonski obvezni obrađivati, primjerice radi propisane identifikacije stranke, moramo obrađivati neovisno o prigovoru. U pojedinim slučajevima brisanje nužnih podataka može utjecati na mogućnost nastavka tražene usluge, o čemu ćemo vas obavijestiti.

14. Izmjene i dostupnost dokumenta

Društvo Talaria pridržava pravo izmjene ili ažuriranja Politike zaštite osobnih podataka u bilo kojem trenutku i bez prethodne najave.

Politiku zaštite osobnih podataka možemo izmijeniti zbog promjena propisa, načina poslovanja, funkcionalnosti weba ili načina obrade osobnih podataka. Ažurirani tekstovi objavljuju se na www.talaria.hr i dostupni su na zahtjev kod Posrednika. Ako imate pitanja ili se protivite određenoj obradi, možete se obratiti putem navedenih kontakata i ostvariti prava opisana isključivo u poglavljima 12. i 13. ove Politike.